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自由すぎてサボらないためのしかけ 〜私のフリーランス仕事術〜

「在宅で仕事してます」と言うと、「家で仕事なんて自分にはできない」と言われることがよくあります。「サボっちゃいそう」「寂しい」「家族(特に子ども)がいるから集中できない」という理由が多いです。

3番目については、子どもが生まれたらまさに課題になりますが、これまでは平日昼間はひとりきり。ひとりでいることが好きだし、打ち合わせで誰かと話をすることはしょっちゅうあるので、「寂しい」と思うこともありませんでした。でもやっぱり「サボっちゃう」というのは気をつけないと起きてしまう問題なんですよね〜。

今回は、やりがちな「サボり」とそれを防ぐための工夫について書いてみます。

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自由すぎて起きがちな3つのサボり

1.タスク漏れ

そもそもやらなければいけないことを忘れてしまう。

組織から自由な反面、「◯◯進んでるか?」とチェックを入れてくれる上司もいないし、同僚がやっている仕事を見て「あ、私もそろそろ◯◯に手をつけなきゃ」と思い出したりすることもありません。

お客さんに提出するものを忘れていたら催促されるでしょうが、それはプロとして避けるべき事態です。

2.集中できない

時間や場所の使い方も、(オフィス勤務なら感じる)「周囲の目」という緊張感からも自由ということで、一応やってはいるけれど必要以上にだらだら時間をかけたり、いつのまにか違うことをしたり…。

特に自宅は仕事以外にも様々な活動ができる場所なので、仕事をしながらつい他のことにも手を出して、そのうちに仕事の手が止まってしまう、というのは本当にありがちです。

3.仕事に取りかかれない

なんとなく面倒そうであったり、気が進まない仕事というのは、なかなか取りかかれなくてギリギリになってしまうことがありますよね。

これはフリーランスや在宅勤務者に限った話ではないですが、極端な話、フリーランスは「今日は気分が乗らないから休業!」なんてことが簡単にできてしまう自由もあるわけで…。(それでリフレッシュできて、翌日以降とりかかれば間に合う見込があるのであれば、それもありです。会社員だって、どうしても煮詰まったらリフレッシュのために有給休暇をとって良いと思います。今回は趣旨がそれるので、この話はおいておきますが)

なんでも即座にToDo入力

まず「1.タスク漏れ」を防ぐためには、ToDo管理をこまめにすることにつきます。

私は「Nozbe」というアプリを使って、何かやらなければいけないことを思いつくたびに、即座にタスク登録をします。

本当に漏れをなくすには、以下のようなことがポイントになります。

タスクリストは一箇所に統一

手帳にポストイットにToDo管理アプリ、という風にいろいろなところにリストがあると見落としてしまう危険性が高いので、「ここを見ればすべてのタスクが登録されている」という状態にします。

思いついたら即登録

「あれやらなきゃな〜」と思ったら、すぐ登録します。なので、NozbeのようにPCのブラウザからでもスマートフォンのアプリからでも入力できることはとても重要です。

とにかくなんでも登録

「これは登録するほどのことでもないだろう」「覚えていられるからいいや」という例外はなし。登録すべきかどうか、と迷うのも無駄なので、プライベートなこと(スーパーで買ってくるものとか、友だちとのランチのお店を予約するとか)も含めて、全部登録します。

「◯◯でニュースをチェック」とか「伝票入力」とかのルーチン作業も登録します。これも、1日毎、1週間毎、などの繰り返しタスクの登録ができるアプリを使っていると便利です。

細かく具体的に、日付を入れて

タスクの内容が曖昧だと、「やらなきゃいけないのは分かっていたんだけど、間に合わなかった」「付随する細かい作業を忘れてた」といった事態になりがちです。

なので、「◯◯の提案書を作成」といった仕事は、「◯◯の提案書のための下調べ」「◯◯の提案書の骨子作成」…、といった形に細かく具体的な行動に落としこんで、それをいつやるか日付も登録します。

ただ、上に書いた「思いついたら即登録」の段階ではそこまで考える時間がないことがほとんどなので、まずは「◯◯の提案書を作成」とだけ登録しておきます。そしてそのタスクを「◯◯の提案書を作成するためのタスクの詳細化とスケジューリング」と捉えて、あらためて細かいタスク登録をすることが多いです。

その日やることの順番を決め、今やっていることを意識する

「2.集中できない」、その結果だらだらして、仕事をしているんだけど思ったほどできなかった…、を防ぐためには、以下の2つを習慣にしています。

毎朝その日のタスクの順番を決める

毎朝GoogleカレンダーとNozbeの当日のタスクリスト眺めて、どの順番にやっていくかを決めます。

Googleカレンダーには、打ち合わせの予定やそのために家を出る時間などを入力しているので、それを見ながら、でかける前にここまで、夕方までにここまで終わらせよう、といったことを考え、手を付ける順番にタスクリストを並べ替えていきます(Nozbeはドラッグ・アンド・ドロップで、タスクリストの順番を並べ替えることができるのです)。

プライベートなタスクも一緒に登録しているので、例えば「友だちとのランチの予約」というタスクを、このタスクがひとだんらくした後ならレストランに電話するのにちょうどいい時間だろう、というところに挟んだりします。

また、時間が余ったらやりたいけれど、必ずしも今日でなくてもよい、というタスクは、下の方にかためておきます。

このように、まずは各タスクにどの程度時間をかけるのか見込みを立てながら順番を決めるという作業はとても重要です。これをしないで適当に手をつけ始めると、1日のタスクリストをみながら「果たして今日中で終わるのか?」と心配でかえって集中できなくなったり、逆にあるタスクに没頭し始めたところで出かける時間になってしまったりという非効率が生じやすいのです。

今やっていることを記録する

仕事をしていたつもりがいつの間にかFacebookのタイムラインを追い続けていた、というような「脱線」を防ぐためには、「今私は◯◯をしている」と強く意識することが有効です。

そのために役に立っているのがiPhoneアプリの「Timenote」で、私はこれで毎日24時間の行動を記録しています。(ちなみに以前、愛用していた「timelabel」というアプリが使えなくなって困った、という記事を書きましたが、その後いろいろ試した結果「Timenote」に落ち着きました)

アプリにはあらかじめ自分で行動の項目を登録しておきます。

「睡眠」「身支度」「家事」「食事」「移動」…、といった日常の行動のほか、仕事に関しては「◯◯プロジェクト_個人」「◯◯プロジェクト_Co」といった形で、案件ごとに個人作業とミーティングなど人と一緒の活動とに分けて項目を登録しています。(この記事の趣旨からは外れますが、こうやって項目を分けておくと、後でプロジェクトごとの作業時間やミーティング時間などを集計して振り返るのに便利なのです)

アプリを起動すると登録した各項目がアイコン付きで並んでいるので、何か行動を始めるときに該当項目をタップし、次の行動に移るときにまた該当項目をタップし、とやっていくと、何時から何時までは何をやった、という行動をずっと記録し続けられるのです。

私の「Timenote」の画面。ブログを書いている時は「自主活動」という項目で記録しています。

私の「Timenote」の画面。ブログを書いている時は「自主活動」という項目で記録しています。

あるタスクをやっていたはずなのにいつの間にか脱線していたという場合、アプリを起動し、記録を修正します。また、あるタスクがひとだんらくして「ちょっと休憩」というときにも、アプリの「休憩」の項目をタップして「今は休憩タイム」ということを意識するようにします。

これを習慣化していくと、いつの間にかの脱線や、ちょっとのつもりがずい分休憩していた…、という無意識のだらだら行動が少なくなっていきます。

気が進まない仕事は、とにかく少し手を付ける

最後に「3.仕事に取りかかれない」を防ぐための工夫ですが、脳科学者の池谷裕二さんの名言に「やりはじめないと、やる気は出ません」というものがあります。(参考:ほぼ日刊イトイ新聞-脳の気持ちになって考えてみてください。 〜「やる気」と「脳」の話を、池谷裕二さんと。

最近こんなTweetも話題になりました。

これは本当にそうで、どんなに気が重いタスクでも、企画書を書くならまずは目次だけ書き出してみるとか、何か集計をしなければいけないならExcelで表の枠組だけ作ってみるとか、ほんのちょっとでいいからやり始めてみれば、意外とその後も手や頭が動き続けてくれたりするんですよ。

やり始めたらやる気が出る、エンジンがかかる、ということと、もうひとつは一度やり始めたものを放っておくのも気持ち悪い、という「もったいない精神」が働くのかな、と思います。

それでも動き出せないというときは、場所や道具を変えてみるという方法もあります。パソコンとかノートを持ってカフェに行き、とりあえず1時間はやろう、というふうに。

そうすると、「せっかく来たんだから何もせずに帰るのも…」という「もったいない精神」が発動します。また、PCはあえてネットにつながない、またはノートしか持っていかないなど、「他のことがしにくい」状態に追い込むのも「仕方ない、やるか」という気持ちにさせてくれます。

 

以上、私の「サボり」を防ぐしかけをご紹介しました。フリーランスや在宅勤務でなくても応用できることが多いと思うので、ご参考になればうれしいです!