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「マジメに話を聞くこと」が生産性を上げる(組織編)

前の記事に引き続き、「話を聞くこと」の効用について。

今回は個人だけでなく、組織の生産性にも好影響を与える、という話です。

普段のコミュニケーション、ちゃんととれてますか?

コミュニケーションしているつもりでも、忙しいなかで相手の言わんとしていることをきちんと聞こうとしている人は少ないんじゃないでしょうか。

「傾聴」とか「コーチング」といった難しいことをやれということではなく、前の記事に書いた「きちんと聞くコツ」の「すなおに、集中して聞く」ということ。

それをしようと思ったら、自然に聞く姿勢が変わります。

例えば上司が部下の、あるいは同僚同士が、話をきちんと聞いているかどうかは、組織のメンバーのモチベーションや情報共有の円滑さを左右します。

参考→「話を聞くときは手を止める」 « @type 公式リリースblog

本気で参加すればムダな会議も減る

最近、無駄な会議がたくさん開催されていることが組織の生産性を下げている、という声をよく聞くように思います。

会議の「数」「時間」「参加者」を2分の1に削減し、「会議総コスト」を90%削減させるという「脱会議」を提唱する横山信弘さんの日経ビジネスオンラインでの連載は、「会議中毒」に陥っている会社の事例に思い当たる所がいろいろあり、とっても面白いです。

でもこの「脱会議」は、組織のトップが実行を決意しないとなかなか実行できないでしょう。

私が会社に所属していた時もかなり会議が多くて、一日中会議室を渡り歩いているような状態がどうにかならないものかと、よく考えていました。

でも、みんなが忙しい状態の中、一度立ち止まって会議の必要性を考え、会議をやらなくても大丈夫な方法を探すということ自体もなかなか難しいんですよね。

そこで、無駄な会議を減らすために個人のレベルでできることのひとつが、「会議に本気で参加すること」じゃないかと思っています。

持ち運びやすいノートパソコンを持つ人が増えてから特に、そこにいるけど実は話を聞いてない、という会議参加者が増えているような気がします。

一応聞いているふりはしているんだけどほとんど発言することなく、自分のパソコンで「内職」をしながら会議が終わるのを待っているという人たち…。

気持ちは分かります。

会議中も処理をしなければメールはどんどん溜まっていくばかりだし、次の会議に必要な資料を準備する時間も取れない。そんな中で、自分が参加する意味があるのかどうかよく分からないような会議に呼ばれたら、意見を出して会議の進行に貢献しようなんていう気も失せて、「内職」に走りたくなるんですよね…。

私も「内職」しちゃうことがあるので自戒も込めて書くのですが、
会議に参加するんだったら、「自分には関係ない」と思わずにちゃんと話を聞きましょう。
これは「マナー」とか「きれいごと」ではなく、そうすることが少しずつでも、無駄な会議を減らしていくことにつながると思うのです。

なんとなく惰性でたくさんのメンバーが呼ばれている会議の場。
「私が参加する意味ないよな〜」と思って話を聞いていない人たちがいたら、その人達の人件費と場所代はムダにしかなりません。

たちが悪いのは、そういう人にたまたま発言の機会が回ってしまって、話を聞いていないものだからちょっとトンチンカンなことを言ってしまったりするとき。
「こいつ聞いてなかったな」で済めばいいのですが、それがちょっとエラい人だったりするとトンチンカンなことを言ったことに周りが気づかずに本気で受け取って、さらに議論が迷走し、会議が増える要因になることも…。

そういうことを防ぐためにも、会議で人の話はちゃんと聞くべきだし、いい加減なことを言うべきではありません。

逆に、「なんか私には関係なさそう」とか「この会議の目的ってなんだっけ」と思いつつも内容をちゃんと聞いていたら、何かしら「会議を早く終わらせる」「会議を1回で終わらせる」ことに貢献できるポイントが見えたりするのです。

例えば、一部の参加者の間で意見が平行線になって結論にたどり着きそうにないときに、「さきほどから聞いていると、Aさんは◯◯という意見、Bさんは□□という意見のようですが、それって前提が少し食い違っているから意見が割れてしまっているんじゃないでしょうか?」なんて当事者から遠いからこその冷静なツッコミができたら、1時間かかる議論を30分に短縮できるかもしれません。

または、「◯◯のミスに対する対策の検討会議」といった場合、自分と直接は関係ないことだけど、話を聞いていると実は別の部署で発生したミスの話と似ている事に気づき、そのときにどういう対応をしたかを共有したら会議の結論がすぐにまとまる、ということもあるかもしれません。

さらに、みんなが会議の内容をきちんと聞いて、本気で参加することによって、自然と「この会議の目的はなんだっけ?」ということを意識するようになります。
そうすると、「この会議は毎週やる意味ないんじゃない?」「この会議はもっと出席者を絞ったほうがいいんじゃない?」といったアイデアが出やすくなるはずです。

トップ主導の「脱会議」ほどのスピード感はないですが、「マジメに話しを聞くこと」で、会議を短くする、回数を減らす、参加者を減らすという効果が少しずつ出てくるのではないかと思います。